Haags Symfonie Orkest (HSO Euterpe) Privacyverklaring
(versie mei 2018)
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die het HSO Euterpe verwerkt van haar leden, donateurs, invallers en andere geïnteresseerden.
Indien u lid wordt van het HSO Euterpe, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan het HSO Euterpe verstrekt, verklaart u uitdrukkelijk kennis genomen te hebben van deze Privacyverklaring en toestemming te geven dat wij uw persoonsgegevens in lijn met deze Privacyverklaring verwerken.
Het Haags Symfonie Orkest Euterpe behandelt de persoonsgegevens die door haar worden verwerkt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Het HSO Euterpe draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk, veilig en in overeenstemming met de toepasselijke (privacy)wetgeving worden behandeld.
In deze Privacyverklaring leest u op welke manier we de correcte verwerking van persoonsgegevens in onze vereniging hebben geborgd.
Welke gegevens verwerkt het HSO Euterpe, voor welk doel en hoe lang?
a. Van de leden verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummers
- Foto’s en ander AV-materiaal
De naam-, (mail)adres- en telefoongegevens gebruiken wij om met de leden te kunnen communiceren over het lidmaatschap en over andere orkestaangelegenheden en aanverwante informatie. De meeste communicatie verloopt via het e-mailadres.
Foto’s en AV-materiaal gebruiken wij voor promotiedoeleinden, waarmee wij nieuwe leden en donateurs werven en laten zien dat wij een actieve vereniging zijn. Deze gegevens worden geplaatst op de website van de vereniging en/of op Facebook. Het beeldmateriaal wordt door HSO Euterpe zonder afzonderlijke toestemming niet gekoppeld aan persoonsnamen.
Naam- en adresgegevens van de leden worden verstrekt aan de subsidiegever, die heeft aangegeven te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
De naam-, (mail)adres- en telefoongegevens bewaren wij gedurende het lidmaatschap op een veilige manier. Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren wij de gegevens nog maximaal drie jaar in verband met verslaglegging en financiële verantwoording.
b. Van de invallers verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummers
- Foto’s en ander AV-materiaal
De naam-, (mail)adres- en telefoongegevens gebruiken wij om contact te leggen met de benodigde invallers. En om – bij deelname – met hen te communiceren over orkestaangelegenheden, zoals repetitieschema’s en concertafspraken.
Foto’s en AV-materiaal gebruiken wij voor promotiedoeleinden, waarmee wij nieuwe leden en donateurs werven en laten zien dat wij een actieve vereniging zijn. Deze gegevens worden geplaatst op de website van de vereniging en/of op Facebook. Het beeldmateriaal wordt door HSO Euterpe zonder afzonderlijke toestemming niet gekoppeld aan persoonsnamen.
De naam-, (mail)adres- en telefoongegevens van de invallers bewaren wij op een veilige manier en tot maximaal drie jaar na de laatste keer dat degene is ingevallen, tenzij met de invaller anders is overeengekomen.
c. Van de donateurs verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- E-mailadres
Deze gegevens gebruiken wij om contact te onderhouden met de donateurs, zoals het jaarlijkse verzoek om donatie en het verzenden van e-mails of brieven over orkestactiviteiten.
Deze gegevens bewaren wij op een veilige manier. Na het beëindigen van het donateurschap bewaren wij de gegevens maximaal drie jaar ten behoeve van verslaglegging en financiële verantwoording.
Ledengegevens op de website van HSO Euterpe
Alleen de leden van de vereniging hebben toegang tot het besloten gedeelte van de website van HSO-Euterpe. De leden kunnen op deze plaats hun eigen gegevens actueel houden en de gegevens van andere leden raadplegen. De leden dragen zelf zorg voor geheimhouding van hun eigen login-gegevens. Het bestuur zorgt ervoor dat de gegevens en de toegang na beëindiging van het lidmaatschap binnen 1 maand worden verwijderd. Het bestuur zorgt ervoor dat de systeemprovider voldoende maatregelen neemt ter beveiliging van de website en de gegevens die daarop staan. HSO Euterpe gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken op de website.
Hoe beveiligt HSO Euterpe uw persoonsgegevens?
De bestuursleden die persoonsgegevens verwerken doen dat op een pc of laptop met een up-to-date systeembeveiliging. Zij dragen er zorg voor dat updates steeds zijn uitgevoerd. Dit geldt ook voor de website. Het Haagse Symfonie Orkest Euterpe neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op de secretaris van HSO Euterpe.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om de door HSO Euterpe verwerkte persoonsgegevens in te zien. U heeft het recht uw gegevens te laten wijzigen of zelfs te laten verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. U heeft het recht van bezwaar zodat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens. Neem voor deze gevallen contact op met de secretaris van HSO Euterpe.
Vragen of klachten
Indien u klachten heeft over de wijze waarop HSO Euterpe uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kunnen worden gericht aan de secretaris van HSO Euterpe.